Taloyhtiön kattoremontti – kattoremontin kilpailutus
Taloyhtiön Kattoremontti – Kilpailutuksen Tärkeys ja Ajoitus
Kattoremontin tarpeen tunnistaminen ja oikea-aikainen toiminta ovat avainasemassa taloyhtiön kattoremontin onnistumisessa. Oikea-aikaisuudella pyritään maksimoimaan vesikaton elinkaari mutta kuitenkin niin, että kattoremonttiin ehditään hyvin taloudellisesti valmistautua.
Yleisimpiä syitä kattoremontin aloittamiselle ovat kattovuodot ja kattorakenteiden toimimattomuus, kuten puutteellinen yläpohjan tuuletus tai vesikaton teknisen käyttöiän lähestyessä loppuaan. Kattoremontin ajankohtaa ei voi määrittää aivan tarkasti, sillä se riippuu monista tekijöistä ja katon kunnosta. Kattoremontin kiireellinen tarve ilman ennakoivaa suunnittelua voi aiheuttaa taloyhtiön osakkaille taloudellisia haasteita, erityisesti jos remonttia ei ole budjetoitu etukäteen.
Kattoremontin Tarpeen Arviointi: Neljä Perussääntöä
Säännöllinen Huolto ja Seuranta: Katon kuntoa tulee tarkkailla säännöllisesti ammattilaisen toimesta. Tämä mahdollistaa kattoremontin suunnittelun, budjetoinnin hyvissä ajoin, sekä minimoi kattovuotoriskit.
Kattokuntotarkastus: Jos katon kunnosta ei ole tietoa, on suositeltavaa teettää kattokuntotarkastus. Tarkastuksen perusteella saadaan selville katon nykykunto, remonttitarve ja korjausten kustannukset. Jos kattokuntotarkastus suoritetaan vasta kun katolla on ollut ongelmia kuten kattovuotoja, korjauskustannukset voivat olla merkittävät, ja pahimmassa tapauksessa kattoremontti voi tulla ajankohtaiseksi nopeasti. Tässäkin ennakointi on tärkeää
Teknisen Elinkaariarvion Perusteella Varautuminen: Varautuminen kattoremonttiin pelkästään teknisen elinkaariarvion perusteella on riskialtista, sillä se voi johtaa remontin tarpeen yliarviointiin tai aliarviointiin.
Kattovuodot ja Muut Ongelmat: Yleistyneet kattovuodot tai muut ongelmat ovat selkeä merkki toiminnan tarpeesta. Tämä on valitettavasti yleisin ja samalla huonoin tilanne, sillä se tarkoittaa usein, että ongelmat ovat jo edenneet ja kattoremontti tulee ajankohtaiseksi kiireellisesti, mikä voi aiheuttaa taloyhtiölle taloudellisia haasteita.
Kuinka liikkeelle
Kun kattoremontin tarve on todettu, hanke käynnistetään yleensä isännöitsijän ja taloyhtiön hallituksen toimesta. Ensimmäinen askel on pyytää arvio hankkeen budjetista, joka auttaa asettamaan koko hankkeelle taloudelliset raamit. Budjettihintaa voi tiedustella kattourakoitsijoilta tai kattoremonttien kilpailutuspalvelua tarjoavilta konsulttiyrityksiltä. Usein myös isännöitsijä toimistoilla on tällaista tietoa. Tämän avulla voidaan arvioida kattoremontin aikataulua suhteessa taloyhtiön taloudelliseen tilanteeseen: onko mahdollista aloittaa hanke välittömästi vai edellyttääkö tilanne varojen keräämistä osakkailta kattoremonttia varten. Mikäli taloyhtiön taloudellinen tilanne ei salli suuren remonttihankkeen aloittamista heti, voidaan harkita katon pienimuotoisempia korjauksia. Nämä korjaukset voivat olla väliaikainen ratkaisu, joka pidentää katon käyttöikää muutamalla vuodella, kunnes taloyhtiö on valmis suorittamaan laajamittaisemman kattoremontin.
On tärkeää, että kaikki päätökset ja suunnitelmat käsitellään huolellisesti taloyhtiön hallituksessa ja tarvittaessa yhtiökokouksessa, jotta kaikki osakkaat ovat tietoisia hankkeen laajuudesta, aikataulusta ja taloudellisista vaikutuksista.
Kun taloyhtiössä on päätetty kilpailuttaa kattoremonttihanke yhtiökokouksessa, prosessi etenee yleensä seuraavasti:
Talous: Kattoremonttihankkeen rahoitusta varten joudutaan usein hakemaan lainaa pankista. Tämän hoitaa yleensä isännöitsijä.
Hankeryhmä: Tässä vaiheessa harkitaan, tarvitaanko hankkeelle rakennuskonsultin palveluita varmistamaan teknisesti oikeat ratkaisut ja laadukkaat tarjouspyyntöasiakirjat, jotka mahdollistavat vertailukelpoisten tarjousten saamisen. Vaihtoehtoisesti voidaan selvittää, löytyykö tarvittava osaaminen taloyhtiön ja isännöintitoimiston resursseista. Kattourakoitsijat voivat myös auttaa taloyhtiöitä määrittelemään järkeviä korjaustoimia ja huomioon otettavia seikkoja kattoremonteissa, mikä on hyödyllistä tarjouspyyntöasiakirjoja laadittaessa.
Tarjouspyynnöt: Hyvin laaditut tarjouspyyntöasiakirjat ovat avainasemassa vertailukelpoisten tarjousten saamisessa, eikä tässä vaiheessa kannata oikaista. Tarjouspyyntöasiakirjat koostuvat yleensä seuraavista osista: urakkaohjelma, työseloste, turvallisuusasiakirja sekä yksityiskohtaiset piirustukset. Tässä vaiheessa tehdään myös alustavaa urakoitsijavalintaa. Tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lähettää valikoivasti vain luotettaville urakoitsijoille, joista jokainen olisi hyväksyttävissä lopullisen kattourakan suorittajaksi. Tässä valinnassa on hyvä luottaa isännöitsijän ja mahdollisen rakennuskonsultin asiantuntemukseen, sillä heillä on yleensä hyvä tietämys alalta. Tarjouspyynnöille on suositeltavaa varata noin kuusi viikkoa laskenta-aikaa.
Urakoitsijavalinta: Saatujen tarjousten perusteella 2-3 urakoitsijaa kutsutaan hankeneuvotteluun, jossa tarjoukset käydään läpi varmistuen niiden vastaavan tarjouspyyntöasiakirjoja. Hankeneuvottelu on tärkeä myös siksi, että siinä voidaan tutustua urakoitsijaan tarkemmin. Neuvottelussa käsiteltäviä tärkeitä asioita ovat esimerkiksi yrityksen laadunvarmistustoimet, aikataulut, käytettävät materiaalit, vastuullisuus-, vakuutus- ja resurssiasiat sekä referenssit. Nämä ovat asioita, jotka eivät aina tule esille tarjousasiakirjoissa, mutta ovat olennaisia urakoitsijavalinnassa.
Taloyhtiökokous ja sopimus: Kun taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen urakoitsijasta, se esittelee valinnan yhtiökokouksessa, jossa päätös vahvistetaan juridisesti. On suositeltavaa ilmoittaa valitulle urakoitsijalle jo hallituksen ehdollisesta päätöksestä, vaikka lopullista hyväksyntää taloyhtiöltä ei vielä olisikaan. Näin urakoitsija voi alustavasti aikatauluttaa hankkeen omaan kalenteriinsa, mikä edesauttaa sovittujen aikataulujen noudattamista. Kokemuksesta tiedetään, että on harvinaista, että hallituksen tekemä urakoitsijavalinta muuttuisi yhtiökokouksessa. Kun yhtiökokous on asian hyväksynyt, laaditaan urakkasopimus joka pohjautuu jo tarjouspyyntöasiakirjoissa olleeseen urakkaohjelmaan. Sopimuksen laatii yleensä isännöitsijä tai kilpailutusta hoitanut rakennuttamiskonsultti.
Isännöintitoimistoilla sekä rakennuttamispalveluita tarjoavilla yrityksillä on myös omia toimivia prosesseja ja käytäntöjä kilpailutuksissa, jotka voivat jossain määrin erota tässä artikkelissa mainituista, mutta asioiden pääkohdat ovat kuitenkin samat, mutta tavat niiden toteuttamiseksi voivat kuitenkin hieman vaihdella. Kilpailtuksiin on myös olemassa useita verkkosivualustoja, niin julkiselle puolelle kuin yksityiselle sektorille suunnattuja. Näiden verkkosivupohjaisten kilpailutuspalveluiden edut tulevat rakennuttajalle lähinnä dokumenttien ja tarjouspyyntöjen helpommasta hallinnasta sekä niiden koordinoinnista.
On hyvä muistaa, että kilpailutuksissa oleellista on saada hyvä tarjous joka vastaa pyydettyä ja urakoitsija joka kattoremontin saa tehtäväkseen, on sellainen joka siitä suoriutuu sovitun mukaisesti ja hanke saataisiin suoritettua hyvässä hengessä alusta loppuun. Kilpailutuksissa ei kannata sortua sopimusteknisiin tai eri kilpailutuspalveluiden alustojen tarjoamiin pikkunäppäryyksiin, joka voi lopulta vaikuttaa negatiivisesti koko hankkeeseen.
Tämä artikkeli on juttusarjaa, jossa käsitellään taloyhtiön vesikattoa, sen korjaamista, kattoremonttia ja sen huoltotoimia.
Alla olevasta linkistä pääset jo julkaistuihin juttusarjan artikkeleihin:
1/5 Kattoremontti vai katon korjaus- Miten tehdä oikea päätös?
